Nella maggior parte dei casi, i ritardi nelle consegne non sono imputabili esclusivamente alla fabbrica, la quale tuttavia se ne assume la responsabilità, poiché i clienti si basano unicamente sulla data di consegna. Secondo l'esperienza di Demeng Toy, i ritardi più comuni non derivano da problemi con i macchinari, bensì da difficoltà di comunicazione, mancata conferma degli ordini e componenti non definiti prima della fase di stampaggio.
Categoria uno: le conferme da parte del cliente bloccano l'intera linea di produzione. Viene spedito un prototipo e internamente il cliente organizza riunioni, attende l'approvazione del management, lo mostra ai canali di vendita: si tratta di una o due settimane di attesa. L'approvazione del campione di pre-produzione è ancora più critica: una leggera differenza di colore, gli occhi leggermente fuori posizione, il testo della confezione non ancora definitivo... il campione viene rifatto e un altro ciclo richiede dalle due alle quattro settimane. Tutte le nostre cifre di produzione escludono i giorni di conferma da parte del cliente, ma in realtà, la lentezza nell'ottenere le conferme è la principale causa di ritardo.
Categoria due: file di progettazione non bloccati prima di procedere. La separazione 3D è iniziata mentre il cliente sta ancora modificando la scultura, aggiungendo accessori e regolando le proporzioni: giunti e cavità appena tracciati devono essere rifatti. Bordi taglienti non arrotondati, sezioni sottili non ispessite e solo nella fase di prova si manifestano deformazioni o instabilità: la correzione dello stampo richiede uno o due giorni per le modifiche semplici, da tre a cinque per i problemi strutturali, e sia il costo che il tempo di rilavorazione sono da considerarsi.
Categoria tre: complessità del processo sottovalutata. Un maggior numero di passaggi di colore significa spruzzatura dopo spruzzatura: dieci colori contro sei creano un grande divario in termini di ore di lavoro. Stampa a trasferimento d'acqua e tampografia a strati su occhi e loghi: un disallineamento richiede una ristampa. Un'eccessiva spruzzatura e sbavatura del colore significano più ritocchi manuali: non importa quanto sia veloce l'artigiano, il problema viene coperto pennellata dopo pennellata. I perni a fungo e gli incastri a pressione richiedono più tempo rispetto al semplice incollaggio quando è necessario un assemblaggio ammorbidito dal calore, e forzarli a freddo provoca crepe nei pezzi e richiede rilavorazioni.
Categoria quattro: resa e rilavorazione durante la produzione di massa. I cancelli in vinile morbido vengono rifilati e levigati a mano: più il pezzo è complesso, più lenta è la lavorazione dei bordi. Ogni pezzo viene ispezionato al 100%; i problemi riparabili vengono rilavorati, quelli irriparabili distrutti e rifatti; se il tasso di difettosità di un lotto è elevato, l'imballaggio si ferma in attesa del rifornimento. Anche l'imballaggio stesso si blocca facilmente: accessori, cartoncini o essiccante non tutti disponibili, oppure il cliente cambia il testo dell'imballaggio all'ultimo minuto e l'intero lotto si ferma in attesa.
Categoria cinque: fattori esterni. Picchi o carenze dei prezzi delle materie prime, pressioni di programmazione durante l'alta stagione, spazio di spedizione limitato, sdoganamento lento: nessuno di questi fattori è sotto il controllo della fabbrica, ma influiscono direttamente sulla data di consegna. Anche i ritardi nei pagamenti bloccano la programmazione: se l'acconto per la produzione di massa non è arrivato, la linea di produzione non può essere prenotata.
L'approccio di Demeng Toy è quello di chiarire tutto fin da subito: prima che vengano definiti stampi, parti di separazione, spessori delle pareti, angoli di sformo, passaggi di colore e piani di confezionamento, la produzione di massa inizia solo dopo l'approvazione del campione di pre-produzione. Nei preventivi, suddividiamo la tempistica per fase, specificando quali passaggi possono bloccarsi e quanto tempo potrebbe durare il ritardo, spiegando tutto prima che si verifichi. Non forniamo vaghe rassicurazioni come "molto veloce" o "nessun problema": conferme lente, molte revisioni, colori intensi, strutture complesse: se la tempistica deve essere prolungata, vi informiamo in anticipo, in modo che possiate valutare se è accettabile.